Construyendo Sistemas de Aprendizaje Extendido
Las investigaciones indican que sólo una fracción de aprendizaje se utiliza de nuevo en el trabajo. El desarrollo de un sistema integrado para extender el aprendizaje puede aumentar el rendimiento y lograr resultados a largo plazo en el proceso.
“Tuvimos mucha comunicación en el tiempo y obtuvimos una retroalimentación extraordinaria sobre el programa. Todos los participantes se comprometieron con un plan de acción. Pero tres meses después, es como si nunca hubiera ocurrido. ¿Qué hicimos mal?”
Entonces, ¿qué salió mal? La mayoría de los profesionales de entrenamiento reconocerán este escenario – un evento de entrenamiento aislado en el que se invirtió demasiado dinero con muy poco retorno. La mayoría de las investigaciones sugieren que sólo alrededor del 15–20% de las inversiones en aprendizaje resultan realmente en un cambio en el desempeño y que sólo alrededor del 35% de las nuevas habilidades enseñadas se siguen utilizando después de 12 meses.1 Sin embargo, casi todos en nuestra industria han observado que a menudo las inversiones de dinero en entrenamiento continúan desperdiciándose en prácticas no efectivas, a pesar de sus conocidos resultados ineficientes. En Wilson Learning decidimos explorar este problema.
Combinando nuestra experiencia con clientes e investigaciones recientes, estamos en capacidad de responder a tres preguntas claves:
- ¿Cuáles componentes y enfoques son críticos para lograr que el entrenamiento “se practique”?
- ¿Cuáles desafíos evitan que los enfoques correctos se utilicen para asegurar resultados consistentes de negocio?
- ¿Qué se requiere para aumentar la probabilidad que los mejores enfoques de aprendizaje extendido sean adoptados e implementados de manera efectiva?
¿Qué es Critico?
Para responder la primera pregunta, estudiamos varias investigaciones recientes sobre la transferencia del aprendizaje, con el objetivo de obtener recomendaciones prácticas y confirmar, si era posible, nuestra hipótesis acerca de cómo generar un cambio real en el desempeño. Después de analizar 32 estudios recientes, pudimos identificar los componentes claves que pueden tener un impacto significativo en el desempeño. Si se implementan de una manera coherente y sistemática, estos componentes pueden mejorar los resultados hasta en un 180%.
Este hallazgo impactante confirma lo que hemos aprendido a través de la experiencia con nuestros clientes – es decir, lo que funciona es combinar los componentes más críticos requeridos para el aprendizaje en un sistema integral de aprendizaje extendido. Un sistema de este tipo establece las bases para el que aprende, el por qué y el cómo del aprendizaje y proporciona apoyo de aplicación para asegurar que las herramientas recientemente adquiridas y el conocimiento se utilicen en el trabajo.2
¿Cuáles son los desafíos?
Si la experiencia y la investigación nos dice que este enfoque es necesario para generar resultados del entrenamiento, ¿por qué no se utiliza de manera más consistente?, ¿Por qué no se ha convertido en la norma en nuestra industria? La respuesta es que implementar un sistema de aprendizaje extendido puede presentar algunos desafíos logísticos, así como demanda de tiempo, energía y compromiso de varias personas. La elaboración de planes y requerimientos de implementación complejos pueden sobrecargar el sistema y desanimar a los Gerentes y a aquéllos cuyo involucramiento es crucial. Esto hace perder crédito al enfoque y desmotiva los intentos repetidos y el sistema muere por su propio peso antes incluso de que haya despegado.
¿Cómo puede Usted Implementar de Manera Efectiva los Enfoques de Aprendizaje Extendido?
Al responder nuestra tercera pregunta, encontramos que resolver el rompecabezas requiere tanto la estructura mental adecuada como las herramientas adecuadas. Para ser exitoso: • Elija sus objetivos – aproveche algunas de las actividades que tendrán mayor beneficio. • Visualice el aprendizaje como un proceso continuo, no como un evento aislado o una serie de eventos.
Superficialmente, esto puede parecer obvio. La clave es ponerlo en práctica de la manera correcta de tal manera que lleve un sistema de aprendizaje que sea eficiente, menos burocrático y con mayor probabilidad de producir resultados de negocio significativos, mediables y visibles.
Defina sus objetivos
Los esfuerzos de entrenamiento a menudo fallan porque se hace muy poco o a veces se hace demasiado. Para evitar el error de “demasiado”, mantenga las cosas simples y enfóquese en pocos factores clave que pueden hacer una diferencia real, manteniendo consciencia de la limitación de tiempo de las diferentes personas involucradas. Entonces, ¿qué hace la diferencia? Nuestra investigación indica que de todos los elementos que contribuyen a la efectividad del aprendizaje, tres tienen el mayor impacto: la disposición del participante, involucramiento gerencial y el apoyo de los compañeros.
Disposición del Participante: La disposición del participante es un factor obvio, pero a menudo se pasa por alto, se da por sentado o se trata de un modo superficial. De hecho, es un prerrequisito crítico para el éxito, asegurarse que los participantes están verdaderamente listos para aprender. Varios estudios recientes muestran que la disposición puede aumentar la transferencia del aprendizaje hasta en un 70%. Preparar a los participantes puede comenzar con los mensajes que la empresa dé sobre las iniciativas de aprendizaje. Se pueden usar actividades de aprendizaje que generen compromiso para demostrar realmente la relevancia a los trabajos individuales y las metas de carrera, más que enviar solamente la comunicación típica sobre el propósito y objetivos de una experiencia de aprendizaje.
Estas actividades pueden servir a un doble propósito: ayudar a los individuos a tener claridad sobre lo que aprenderán y tener confianza para lograr maestría y aplicar los nuevos conceptos y habilidades. No pase por alto el desafío de aprender algo nuevo, especialmente si involucra nuevas tecnologías o un cambio importante en la forma normal de operar. La disposición del participante se trata de obtener confianza y compromiso.
Involucramiento Gerencial: Nadie niega que lograr que los Gerentes se involucren en reforzar el aprendizaje es importante. Es crítico mantener a los Gerentes involucrados en apoyar cada paso del proceso de aprendizaje para obtener los mejores resultados. Pero, ¿cómo? La mayoría de los Gerentes están recargados respondiendo a todas las otras demandas que tienen. No tienen tolerancia para trabajo extra. El desafío es demostrar cómo una experiencia específica de aprendizaje está vinculada a sus metas críticas y ser realista en términos con cuánto tiempo y energía les estamos pidiendo contribuir. Hacerles clara su ganancia y hacer fácil para ellos su parte en sostener los resultados de negocio. Aun una pequeña actividad focalizada de los Gerentes tiene gran trascendencia. Algunas sugerencias para hacer fácil para los Gerentes involucrarse y ser efectivos incluyen las siguientes:
- Mostrar a los gerentes el contenido y las habilidades. Los gerentes necesitan entender el contenido y los objetivos del aprendizaje y ver la relevancia para su propio éxito en el negocio. No es sorprendente que el desempeño de los participantes se incremente de manera significativa cuando los Gerentes tienen el conocimiento y las habilidades específicas sobre las cuales están tratando de reforzar y dar coaching. Esto en contraste al coaching y reforzamiento en donde los Gerentes no tienen las habilidades requeridas. En resumen, necesitan exponerse al contenido para ser completamente efectivos como coaches.
- Asegurar que los gerentes estén convencidos de los beneficios para ellos. Enfocar el beneficio para los Gerentes de jugar su papel se puede hacer mediante una comunicación eficiente y efectiva sobre la relevancia y el propósito de la experiencia de aprendizaje y su valor e impacto potencial en su negocio. Esto puede hacerse por medio de correos electrónicos o, en algunos casos, en reuniones personales. En segundo lugar, se les debe dar a los Gerentes ayudas de referencia rápida y otras herramientas resumen que les ahorren tiempo y encajen naturalmente con las actividades que ellos hacen normalmente con su equipo (Una lista de verificación sencilla de las nuevas habilidades específicas, puede ser un ejemplo para los Gerentes de Ventas). La meta debe ser siempre ahorrar tiempo a los Gerentes y mantenerlos enfocados en su papel de ver que el nuevo aprendizaje se utiliza en el ambiente de trabajo.
Un beneficio de largo plazo del involucramiento exitoso de los Gerentes es que los convierte en socios dispuestos más que en participantes renuentes que deben ser engatusados y persuadidos para que se involucren. Las organizaciones comienzan a alinearse de forma natural para apoyar los esfuerzos de aprendizaje y la tan deseada “cultura de aprendizaje” se desarrolla de manera orgánica basado en el propio interés de los Gerentes quienes ven el valor del aprendizaje reflejado en los resultados de negocio.
Apoyo de los compañeros. Un tercer elemento en un sistema efectivo de aprendizaje, el apoyo de los compañeros, a menudo no es utilizado con todas sus ventajas. Sin embargo, los estudios sobre la transferencia del aprendizaje muestran que el involucramiento de los compañeros tiene un alto impacto que puede ser sorprendente. Nuestra investigación muestra que el involucramiento de los compañeros puede incrementar la efectividad del aprendizaje hasta en un 33%. Ya sea que los participantes sean miembros de un equipo de trabajo o compañeros en posiciones de alto nivel, compartir una experiencia de aprendizaje y apoyarse unos a otros de una manera estructurada puede tener un poderoso efecto. La motivación y ayuda real proporcionada por un compañero puede incrementar la probabilidad de cambios sostenibles en el comportamiento que mejoren el desempeño. La clave aquí para una implementación exitosa es proporcionar estructura y oportunidades planeadas para compartir historias de éxito, resolver problemas y apoyar la aplicación. Sin este marco de referencia, el involucramiento de los compañeros a menudo termina en una mera exhortación a “apoyarse unos a otros” en lograr que el aprendizaje funcione.
Ver el Aprendizaje como un Sistema Continuo
Si bien muchas iniciativas de entrenamiento hoy en día hacen un esfuerzo de buena fe para incluir actividades de preparación o de seguimiento, el taller, seminario o curso en línea se ven todavía como el evento principal. Como resultado, las actividades de pre y post aprendizaje se ven como extras y menos importantes. Pueden ser ignoradas completamente o a lo máximo ser tratadas con poco compromiso. ¿La percepción? Mucho trabajo extra para un beneficio aparente pequeño. En contraste, un sistema de aprendizaje extendido verdaderamente integrado provee un flujo continuo de nueva y valiosa información, conocimiento y habilidades que son vistas desde el inicio como directamente aplicables a objetivos importantes de trabajo y de negocio.
Anteriormente, mencionamos qué tan difícil puede ser construir este tipo de sistema sin sobrecargar al staff de entrenamiento, los Gerentes y otros interesados. El arma secreta para crear un sistema de aprendizaje efectivo y altamente eficiente es integrar la información y el acceso a las actividades de aprendizaje en el ambiente de trabajo normal. Algunos métodos para lograr este objetivo incluyen los siguientes:
Usar la tecnología disponible. Aproveche las tecnologías ya disponibles para crear un efecto de “empujar / halar”. Los mensajes con vínculos son empujados y la gente es halada en una experiencia de aprendizaje desde el momento en que reciben su primera información sobre un nuevo tema o conjunto de habilidades. Ellos se embarcan en un proceso continuo de aprendizaje que empieza en el lugar de trabajo más que un lugar aislado o en un salón de conferencias.
Para lograr el compromiso del participante, se envían mensajes proporcionando vínculos a actividades y herramientas tales como videos, podcasts o instrumentos de evaluación en línea. Mientras acceden a estas actividades e información, los participantes están aprendiendo acerca del valor e importancia del aprendizaje para su trabajo y aspiraciones de carrera individuales. Nuestro enfoque es automatizar el envío de mensajes para eliminar los desafíos de logística. Los mensajes se mandan automáticamente en un calendario predeterminado, ahorrando grandes cantidades de tiempo y eliminando el trabajo y la intervención adicional del staff de entrenamiento. Al mismo tiempo, los Gerentes reciben mensajes paralelos para mantenerlos completamente informados e incitarlos a proporcionar apoyo y guía en los tiempos adecuados y haciéndoselo fácil y eficiente.
Automatizar el Seguimiento y el Refuerzo. Para reforzar y motivar el uso de las nuevas habilidades y conocimiento en el trabajo, el flujo de los mensajes continúa con consejos y recordatorios del contenido, pequeños exámenes, tareas de crecimiento y herramientas tales como planificadores y hojas de consejos. El sistema automatizado también genera oportunidades de retroalimentación para los Gerentes y para los clientes y compañeros. El círculo de retroalimentación se puede establecer para referirse a la evaluación inicial para estimular más aún el deseo de aprender y mejorar el desempeño.
Los Beneficios
Enfocándose selectivamente en los pocos componentes de mayor impacto y visualizando el aprendizaje como un proceso continuo, las compañías pueden lograr los resultados de negocio que esperan de su inversión en iniciativas de entrenamiento. El uso de la tecnología para automatizar una gran parte de la comunicación y del proceso continuo de aprendizaje hace que el enfoque de aprendizaje extendido sea práctico y alcanzable, evitando las bajas típicas de la sobrecarga de los recursos críticos. Más importante aún, el éxito alimenta el éxito. No hay necesidad de iniciativas especiales para producir alineación organizacional sobre el aprendizaje o para promover una cultura de aprendizaje cuando los líderes pueden ver los resultados del nuevo aprendizaje en mejoras medibles en áreas clave del negocio.
First featured in CLO magazine
Para obtener más información acerca de los conceptos compartidos en este artículo y cómo Wilson Learning puede ayudar a abordar estos problemas, contacte a Wilson Learning en México al 52(55)56608360, en Colombia al 57(1)2138896, en Chile al 56 2.29516806, en Ecuador al 5932.4508283 y en Brasil al 5511.30422925.
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Acerca del Autor
Ed Emde
Ed Emde,Presidente de Wilson Learning Corporation, es responsable de la estrategia general del negocio y las operaciones en las Américas. La permanencia de Ed en Wilson Learning Corporation incluye su desempeño como vicepresidente ejecutivo, donde fue responsable de ventas, marketing y servicios de aprendizaje de operaciones de Wilson Learning Américas. Al principio de su carrera en Wilson Learning, Ed logró el desarrollo de negocios y servicios de implementación de relaciones con los clientes clave en el Medio Oeste de Estados Unidos.
EEd tiene 25 años de experiencia trabajando directamente con los ejecutivos de alto nivel en la vinculación de desarrollo de recursos humanos, desarrollo organizacional, capacitación y las iniciativas de educación a los imperativos estratégicos y los resultados del negocio. Ha ocupado posiciones ejecutivas y de liderazgo, dirigiendo la formación y el desarrollo de la organización, incluyendo Ninth House y es Presidente y CEO de Blessing White. Ha dirigido varias recuperaciones exitosas, así como la adquisición, fusión e integración de varias empresas. Ed ha publicado en numerosos medios impresos y en línea, incluyendo la Revista CLO y Training Magazine.
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