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Guía de Supervivencia Virtual

10 Consejos para Equipos de Trabajo a Distancia

10 Consejos para Equipos de Trabajo Remotos

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Las organizaciones están tomando medidas para reducir el impacto que estos tiempos sin precedentes tienen en su negocio. Restringir los viajes, cancelar grandes reuniones y pedir a los empleados que trabajen desde su hogar son algunas prácticas comunes. Al hablar con las personas a las que se les pide que trabajen desde casa, una de las mayores preocupaciones es la eficacia de los equipos virtuales.

Muchas personas creen que las interacciones cara a cara entre los miembros del equipo son esenciales para un trabajo en equipo eficaz. A medida que se vuelve imperativo para las personas que aprendan a trabajar juntas virtualmente, es fundamental que las personas y los equipos encuentren nuevas formas de mantener niveles óptimos de productividad y eficiencia. Los equipos que trabajan de forma remota se enfrentan a desafíos únicos para comunicarse y recopilar la gestión de manera eficiente y productiva. Una investigación realizada por Wilson Learning hace unos años, pone de relieve este problema. Nuestra investigación demostró que los equipos más productivos son aquellos con un alto nivel de diversidad y altos niveles de habilidades de comunicación. Sin embargo, si faltan habilidades de comunicación, los equipos muy diversos son los equipos de menor rendimiento. Por lo tanto, las habilidades de comunicación para los equipos virtuales son aún más importantes que para otros equipos. No puedes caminar por el pasillo o ir al siguiente cubículo para discutir un problema si la gente está trabajando remotamente. Como resultado, sin conjuntos de habilidades críticas, los equipos virtuales no podrán involucrar plenamente a los miembros del equipo, establecer objetivos y estándares claros y establecer los procesos necesarios para hacer las cosas

A continuación, una lista prioritaria de 10 estrategias que ayudarán a sus equipos virtuales a rendir al más alto nivel posible y aprovechar al máximo las diferentes habilidades, conocimientos y capacidades de los miembros.

Consejo 1: Construir Confianza y Rapport

El desempeño del equipo depende fundamentalmente de la confianza. Sin ésta, los miembros del equipo se resisten a compartir información, ofrecer apoyo y pueden dudar de otros en cumplir los compromisos y ejecutar las tareas. Para crear confianza y asegurar el éxito del trabajo virtual, los participantes necesitan establecer una relación personal, identificar valores comunes, y establecer credibilidad.

Hemos visto que los equipos hacen uso de juegos virtuales para reforzar la empatía y la confianza entre ellos mismos. También el uso de redes sociales como LinkedIn, Twitter y Facebook pueden ser útiles para fomentar las relaciones y la confianza.

Consejo 2: Crear una fuerte Identidad de Equipo

Incluso más que los equipos naturales, los equipos virtuales necesitan una identidad de "equipo", basados en un propósito compartido, y en un compromiso con los objetivos del equipo. En un equipo disperso, es fácil que los miembros se sientan aislados, sin pertenencia y sin identidad.

La articulación del equipo mejorará en gran medida si su propósito y objetivos son claros y tienen recordatorios frecuentes de por qué están juntos y en qué están trabajando. Los gerentes también pueden ayudar a construir la identidad del equipo proporcionando reconocimiento por los logros individuales, grupales y oportunidades para compartir y celebrar los éxitos en equipo.

Consejo 3: Desarrollar el Conocimiento y el Soporte Técnico en el uso de la tecnología de las comunicaciones

Utilizadas correctamente, las herramientas de comunicación actuales pueden ser potentes y eficaces, ofreciendo formas interactivas y atractivas de compartir información y mantenerse en contacto. Los gerentes deben familiarizarse con dos tecnologías principales.

En primer lugar, hay sitios de reuniones en línea (como Zoom, GoToMeeting o WebEx) que permiten a los miembros del equipo virtual realizar reuniones reales cara a cara en línea. En segundo lugar, hay sitios de administración de proyectos en línea (como SharePoint, Dropbox o Google Drive) que permiten a los miembros del equipo virtual compartir y almacenar documentos, planes, informes, etc. Para obtener todos estos beneficios, los miembros del equipo deben aprender y sentirse cómodos con el uso de las herramientas; y la tecnología debe estar disponible y ser confiable. Todos los miembros del equipo deben tener la oportunidad de aprender, practicar y tener soporte técnico siempre que lo necesiten.

Consejo 4: Promover Responsabilidad Individual y Compartida, celebrar los avances del equipo

Al igual que cualquier otro equipo, los equipos virtuales deben desarrollar la sensación de que todos los miembros del equipo tienen la misma responsabilidad para lograr los objetivos del equipo y tener expectativas claras y responsabilidad por sus tareas individuales. Si bien esto a menudo vendrá naturalmente para los equipos tradicionales, los equipos virtuales necesitan herramientas para rastrear los logros individuales y de equipo. De igual importancia son oportunidades periódicas para celebrar y ser reconocido por los logros del equipo. Los equipos no virtuales a menudo lo hacen informalmente (en reuniones de pasillo, por ejemplo), pero los equipos virtuales deben hacerlo dentro de la programación de sus actividades.

Consejo 5: Asegurar un Liderazgo de Equipo Sólido

Los miembros en un equipo virtual, más que en otros equipos, necesitan ejercer su propio liderazgo, tomar la responsabilidad de cumplir con el trabajo y participar en todas las actividades del equipo. No obstante, un líder de equipo experimentado puede ser un recurso crítico para ayudar al equipo a mantenerse en el camino y servir como enlace con los stakeholders del equipo. Este líder puede anticipar los desafíos de trabajar virtualmente, debe asegurar que las comunicaciones sean claras y que todos los miembros del equipo están informados y enterados y participan en las reuniones establecidas.

Consejo 6: Establecer y Comunicar los Procesos de Trabajo

La investigación de Sloan School of Management demuestra que los equipos virtuales que utilizan procesos bien desarrollados aumentan la comunicación, la coordinación y la ejecución de las tareas, más que aquellos equipos que no los tienen. Tener procesos para establecer objetivos, hacer planes, resolver problemas, asignar roles de trabajo específicos y medir resultados ayudan al equipo a funcionar de manera eficiente y eficaz.

Esto puede ser especialmente importante para los equipos virtuales interfuncionales e interculturales. Las diferentes culturas de trabajo tienen diferentes expectativas, procesos y procedimientos. Por lo tanto, es importante que estos equipos virtuales comuniquen claramente el proceso que se está siguiendo y proporcionen capacitación y asistencia cuando los miembros del equipo son nuevos.

Consejo 7: Desarrollar Habilidades de Comunicación

Las relaciones interpersonales son el pegamento que mantiene unido al equipo. Aunque los procesos orientados a las tareas son esenciales para la eficacia del equipo, los miembros de un equipo virtual deben ser altamente competentes en la labor de dar y recibir información, proporcionar apoyo mutuo y hacer correcciones de rumbo cuando sea necesario.

Cuando los equipos no virtuales se reúnen, los cinco a diez minutos antes o después de la reunión suelen ser invertidos en conversaciones informales no relacionadas con el trabajo que ayudan a construir relaciones interpersonales en el equipo. Sin embargo, esto no es tan frecuente en los equipos virtuales. .

CONSEJO 8: ESTABLECER PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES EN EQUIPO

Cada equipo necesita la habilidad de tomar decisiones y llegar a acuerdos de equipo. Para un equipo virtual, esto es aún más crítico, ya que los miembros pueden que no compartan prácticas comunes y pueden tener experiencias muy diferentes con la toma de decisiones. Los miembros del equipo deben entender las diferentes formas de llegar a acuerdos y de tomar decisiones respecto a la solución de un problema, así como tener un plan de trabajo y la asignación de tareas. Tener un proceso y herramientas para la toma de decisiones ayudan al equipo a moverse y evitar quedarse atascado, asegura que las decisiones tomadas sean de alta calidad y representen el mejor pensamiento del equipo en conjunto. No todas las decisiones se toman de la misma manera; es importante comunicar qué decisiones son colaborativas y que decisiones son tomadas por los líderes.

Consejo 9: Crear Conciencia Global

Para los equipos virtuales que están dispersos a través de las fronteras globales, la falta de conciencia global y sensibilidad cultural puede socavar casi todos los demás aspectos del trabajo del equipo, lo que dificulta establecer confianza, tomar decisiones y llevar a cabo tareas de manera coordinada y eficiente.

Trabajar de manera productiva y cohesiva a través de las fronteras culturales requiere que los miembros del equipo tengan alguna idea de las dimensiones culturales que pueden afectar los comportamientos y preferencias interpersonales. Esto podría incluir la conciencia de las diferencias sobre cómo varias culturas perciben las relaciones comerciales, ven el poder y la autoridad dentro de las organizaciones empresariales, y valoran el papel de la individualidad frente a la comunidad o el grupo.

Los líderes y gerentes de equipo pueden ayudar prestando especial atención a cómo el equipo está interactuando y proporcionando oportunidades para que los miembros del equipo discutan y resuelvan problemas relacionados con diferentes suposiciones o valores culturales.

Consejo 10: Desarrollar Habilidades de Resolución de Conflictos

Independientemente de lo bien que el equipo organice su trabajo o de lo bien que se comunique el equipo, existe una alta probabilidad de conflictos ocasionales, ya sea entre miembros individuales del equipo o en todo el grupo. Los conflictos dentro de un equipo virtual pueden parecer aún más intratables y perturbadores que cuando las personas son capaces de sentarse y hablar de los problemas.

Los equipos virtuales presentan preocupaciones especiales con respecto al conflicto. Debido a que la observación del lenguaje corporal generalmente está ausente, hay una mayor probabilidad de que la información o la intención sean malentendidas. Hemos visto casos en los que un miembro del equipo escribió un correo electrónico con la expectativa de que sería recibido positivamente, y sucedió que otros miembros del equipo lo vieron como negativo y potencialmente ofensivo.

Para asegurarse de que los conflictos se puedan reconocer de forma temprana y abordarse de forma proactiva, los miembros del equipo deben comprender qué tipos de problemas pueden conducir a conflictos y reconocer cómo los conflictos no resueltos pueden interponerse en el camino para lograr sus objetivos. También necesitan saber cómo separar los problemas de las personas y llegar a una solución sin dejar que las respuestas emocionales se conviertan en una barrera para resoluciones mutuamente aceptables.

Ya sea que su equipo virtual se dedique al servicio al cliente o a investigación y desarrollo, o si está disperso por todo el mundo o solo en un solo país, estado o provincia, estos 10 consejos pueden mejorar la productividad, la satisfacción de los miembros del equipo y la eficiencia. Incluso un equipo que está trabajando remotamente por necesidad en vez de su propia decisión, puede convertirse en un activo poderoso si el grupo tiene las herramientas, la tecnología y las habilidades necesarias además de su experiencia y conocimiento puede alcanzar resultados sobresalientes.

Para obtener más información acerca de los conceptos compartidos en este artículo y cómo Wilson Learning puede ayudar a abordar estos problemas, contacte a Wilson Learning en México al 52(55)56608360, en Colombia al 57(1)2138896, en Chile al 56 2.29516806, en Ecuador al 5932.4508283 y en Brasil al 5511.30422925.

About the Authors
Michael Leimbach

Michael Leimbach

Michael Leimbach, Ph.D., es Vice Presidente de Investigación y Diseño Global de Wilson Learning Worldwide. Con más de 25 años en el campo, el Dr. Leimbach lidera la investigación y el diseño de las capacidades de diagnóstico, aprendizaje y mejora del desempeño de Wilson Learning. El Dr. Leimbach ha dirigido importantes estudios de investigación en las áreas de ventas, liderazgo y efectividad organizacional y ha desarrollado los modelos de Wilson Learning de evaluación de impacto y retorno sobre la inversión. El Dr. Leimbach se ha desempeñado como consultor de investigación para una gran variedad de organizaciones de clientes a nivel mundial, es miembro del consejo editorial de la revista profesional ADHR y tiene un papel de liderazgo en el comité técnico de la norma ISO TC232: Estándares para los proveedores de servicios de aprendizaje. El Dr. Leimbach es coautor de cuatro libros, ha publicado numerosos artículos profesionales y es un orador frecuente en conferencias nacionales e internacionales.

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Carl Eidson

Carl Eidson

Carl Eidson, Ph.D, es Vicepresidente, Desarrollo de Negocios, Wilson Learning Corporation. Eidson conduce y entrena a un equipo virtual de más de 100 distribuidores independientes desde Toronto hasta Buenos Aires. Para influir en los resultados y el impacto de forma remota, él aprovecha las tecnologías innovadoras de comunicación y habilidades de liderazgo virtuales para crear sistemas para el desarrollo de la fuerza de ventas, campañas de marketing y eventos promocionales personalizados para el cliente. Con un doctorado en Psicología Industrial y Organizacional, es coautor de artículos en la selección de los mejores talentos publicado en revistas científicas como Journal of Applied Psychology, Human Performance, International Journal of Selection and Assessment y Journal of Business and Psychology. Eidson es un orador frecuente en la investigación de la mejora del rendimiento humano y participa en conferencias profesionales.

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